TietosuojaSeloste
Kauppilan Metsästysseura ry:n jäsenten henkilötietojen käsittely
Tietojenkäsittely
pähkinänkuoressa
Yhdistys käsittelee jäsenistön henkilötietoja yhdistystoiminnan ylläpitämiseksi, tapahtumien järjestämiseksi ja yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon ylläpitämiseksi.
Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti jäseneltä itseltään.
Yhdistys käsittelee vain niitä tietoja, jotka ovat tarpeellisia Yhdistyksen määrittelemiä
käyttötarkoituksia varten.
Henkilötietoja luovutetaan säännöllisesti Suomen Metsästäjäliitolle, joka tarvitsee tietoa jäsenyhdistysten jäsenyyden vahvistamiseksi sekä tarjoaa
Yhdistyksen jäsenille jäsenetuja ja -palveluita. Suomen Metsästäjäliitto voi käsitellä henkilötietojasi myös liiton ja Yhdistyksen toimintaan liittyvän suoramarkkinoinnin lähettämiseksi lainsäädännön
sallimilla tavoilla
Vain niillä Yhdistyksen edustajilla, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä tai asemansa hoitamiseksi, on pääsy henkilötietoihin.
Jäsen eli rekisteröity voi itse vaikuttaa siihen, miten Yhdistys käsittelee jäsenen henkilötietoja. Tässä selosteessa kerrotaan rekisteröityjen oikeuksista ja siitä, miten oikeuksia voi käyttää.
Rekisterinpitäjä
Kauppilan Metsästysseura ry. Y-tunnus 0892812-9
64700 Teuva
YhteysTIEDOT TIETOSUOJA-ASIOISSA
Tietosuojaan liittyvät yhteydenotot:
Pentti Sahuri
kauppilan.ms@gmail.com
040 1472530
Käsiteltävät henkilötiedot
Jäsenluettelon
pakolliset tiedot:
Nimi
Kotipaikkakunta
Edellä mainittujen perustietojen antaminen Yhdistyksille on välttämätöntä, lakisääteisen jäsenluettelon ylläpitämiseksi.
Yhdistyksen toimintaan liittyvät tiedot:
Jäsenen yksilöintitiedot:
postiosoite (jäsenen valinnan mukaan työpaikalle tai kotiin)
kotimaa
puhelin- ja/tai matkapuhelinnumero
sähköpostiosoite
sukupuoli
syntymäaika
jäsennumero
jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä
Tiedot jäsenen saamista etuuksista kuten Jahti-lehdestä ja Digi-Jahdista
Vastaukset mahdollisesti järjestettyihin jäsenkyselyihin
Jäsenen erityistehtävät ja roolit yhdistyksessä
Tiedot jäsenen osallistumisesta Suomen Metsästäjäliiton tapahtumiin
Jäsenmaksuihin
liittyvät tiedot
Jäsenen suoramarkkinointikielto tai -suostumus
Jäsenen tietojenluovutuskielto tai -suostumus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Jäsenten
henkilötietojen käsittelytarkoituksia ovat:
jäsenluettelon ylläpitäminen
tapahtumien järjestäminen
jäsenmaksujen käsittely
kunniamerkkien myöntäminen
mahdolliset jäsenyyteen
ja merkkipäiviin liittyvät muistamiset
yhteydenpito ja viestintä
markkinointitarkoituksiin
yhdistyksen toiminnan yleinen kehitystyö
KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET
Lakisääteinen velvoite
Yhdistys käsittelee jäsenen henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, kun Yhdistys laatii jäsenistä yhdistyslain mukaisen
jäsenluettelon.
Oikeutettu etu
Yhdistyksen oikeus käsitellä rekisteröidyn eli jäsenen henkilötietoja perustuu osin jäsenyyden synnyttämään oikeutettuun etuun.
Jäsenen voi kohtuudella olettaa tietävän, että Yhdistys käsittelee hänen henkilötietojaan yhdistystoiminnan yhteydessä. Yhdistys on tehnyt intressipunninnan, jonka perusteella
Yhdistys on todennut, että jäsenien perusoikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä Yhdistyksen oikeutettua etua käsitellä henkilötietoja jäsenyyden perusteella.
Jäsenellä
on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Yhdistyksen oikeutettuun etuun. Tässä tapauksessa Yhdistys arvioi, onko
henkilötietojen käsittelyn jatkamiselle olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää jäsenen oikeudet ja edut. Jäsenen oikeuksista kerrotaan tarkemmin täällä.
Sopimus
Yhdistys
käsittelee henkilötietoja myös sopimusten valmistelemiseksi ja täytäntöön panemiseksi esimerkiksi silloin, kun jäsen ilmoittautuu kilpailuun ja tekee Yhdistyksen kanssa sopimuksen hyväksymällä kilpailun
ehdot.
Suostumus
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumuksen perusteella siinä määrin kuin lainsäädäntö sitä edellyttää, esimerkiksi
jos jäseneltä pyydetään suostumus sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseksi taikka jäsenen kuva tai muita tietoja lisätään Yhdistyksen verkkosivuille. Lisäksi Yhdistys luovuttaa henkilötietoja
toiselle rekisterinpitäjälle ajoittain jäsenen suostumuksen perusteella.
henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan
lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
Tietoja luovutetaan säännöllisesti Suomen Metsästäjäliitolle, joka tarvitsee tietoa jäsenyhdistysten
jäsenyyden vahvistamiseksi sekä liiton jäsenyyteen liittyvien etujen ja palvelujen tarjoamiseksi sekä viestinnän ja markkinoinnin lähettämiseksi. Suomen Metsästäjäliitto luovuttaa jäsenen henkilötietoja
edelleen yhteistyökumppaneille jotka tarjoavat Suomen Metsästäjäliiton jäsenyyteen perustuvia etuja ja palveluita, kuten vakuutusyhtiölle ja polttoainealennuksen myöntäneelle huoltoasemaketjulle ja muille nykyisille
ja tuleville yhteistyökumppaneille.
Suomen Metsästäjäliitto voi ajoittain luovuttaa markkinointiluvan antaneen jäsenen henkilötietoja kolmannelle osapuolelle metsästykseen ja
muuhun Yhdistyksen toimintaan liittyviin markkinointitarkoituksiin.
Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu seuraaville palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän
lukuun:
Suomen Metsästäjäliitolle nettijäsenrekisterin ylläpitämiseksi
IT-palveluiden toimittajille
Palkanlaskentaa suorittavalle tilitoimistolle
Henkilötietojen siirto kolmanteen
maahan
Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja
säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai Yhdistyksen lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.
Yhdistys säilyttää
jäsenien henkilötietoja niin kauan kuin jäsenyys jatkuu. Entisten jäsenien henkilötietoja säilytetään 6 kuukauden ajan jäsenyyden päättymisestä.
Tämänkin
jälkeen Yhdistys säilyttää kirjanpitovelvollisuuden täyttämiseksi tarpeellisia henkilötietoja 6 vuoden ajan tilikauden päättymisestä.
Yhdistys säilyttää
tiettyjä jäsenten perustietoja (nimi, kotipaikka, jäsenyyden alku- ja päättymisvuosi ja kunniamerkit) pysyvästi Yhdistyksen historiikin laatimiseksi. Entinen jäsen voi kuitenkin vastustaa tai rajoittaa tällaisten tietojen
käsittelyä perustellusta syystä.
Rekisteröidyn oikeudet: Miten jäsen voi vaikuttaa tietojen käsittelyyn?
Rekisteröity voi käyttää alla kuvattuja oikeuksiaan ottamalla
yhteyttä: [sähköpostiosoite]]. Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti Yhdistyksen kohdassa 2 viitatulle yhteyshenkilölle, Yhdistyksen puheenjohtajalle tai Yhdistyksen sihteerille.
Yhdistys voi tarpeen mukaan pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja jotka ovat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi.
Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada Yhdistykseltä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus
saada pääsy rekisteröityä koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.
Kun rekisteröity käyttää
oikeuttaan saada pääsy tietoihin, Yhdistys toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, Yhdistys voi periä niistä hallinnollisiin
kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Yhdistystä oikaisemaan rekisteröityä
koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla Yhdistykselle lisäselvitystä postitse tai
sähköpostitse.
Omia tietoja voi oikaista myös itse kirjautumalla jäsenrekisteriin omilla henkilökohtaisilla tunnuksilla. Jäsenrekisteriin pääsee kirjautumaan Suomen Metsästäjäliiton
nettisivujen kautta.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada Yhdistys poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:
henkilötietoja
ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn
ole muuta laillista perustetta;
rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
Yhdistys on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti; tai
henkilötiedot on poistettava Yhdistykseen sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Yhdistys rajoittaa henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä
ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, jos:
rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden,
jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
Yhdistys käsittelee henkilötietoja lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietojen
käytön rajoittamista;
Yhdistys ei tarvitse enää henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
rekisteröity
on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja odottaa sen toteamista, syrjäyttävätkö Yhdistyksen oikeutetut perusteet rekisteröidyn
vastustamisen perusteet.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada Yhdistykselle toimittamat henkilötietonsa
jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:
käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
käsittely
perustuu joko rekisteröidyn suostumukseen tai rekisteröidyn henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn
pyynnöstä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.
Oikeus vastustaa henkilötietojen
käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos käsittelylle
ei ole olemassa perusteltua syytä.
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinointia tai suoramarkkinointitarkoituksessa
suoritettua henkilötietojen käsittelyä ei saa enää tehdä vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.
OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUS
Siltä
osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa.
oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu rekisteröidyn tietosuoja-asetukseen
perustuvia oikeuksia.
Mistä henkilötiedot on saatu
Yhdistys kerää henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Lisäksi
henkilötietoja päivitetään Postin ilmoittamien osoitemuutosten sekä Suomen Metsästäjäliiton ja sen piirien muutosten perusteella silloin, kun jäsen on esittänyt päivitys- tai muutospyynnön Suomen
Metsästäjäliitolle tai Metsästäjäliiton piirille.
Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus
Henkilötiedot säilytetään järjestelmissä,
jotka ovat palomuurein, salasanoin tai muuten teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja.
Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy
estetty.
Ainoastaan niillä yhdistyksen edustajilla joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy Yhdistyksen käsittelemiin henkilötietoihin.
Teuvalla 03.05.2018